So schreiben Sie eine professionelle E-Mail in weniger als 5 Minuten

in deinem Beruf E-Mail-Leben(life email) ist wohl eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Du machst es jeden Tag, und wenn du so wie ich bist, ertrinkst du darin.

Natürlich können Sie ein oder zwei Stunden am Tag der Verwaltung Ihrer E-Mails widmen. Aber wenn Sie 10 Minuten oder mehr für jede Antwort aufwenden, wird E-Mail bald Ihren ganzen Tag in Anspruch nehmen und Benachrichtigungen deaktivieren gmail wird dich nicht retten.

Deshalb ist es wichtig zu lernen, wie man professionelle E-Mails schreibt, die Antworten erhalten. und(UND) dauert nicht länger als ein paar Minuten. Zum Glück muss man heute kein großer Schriftsteller sein bzw Produktivitäts-Guru(Produktivitätsguru) . Es geht darum, die richtige Strategie und eine Reihe von Tools zu finden, um sie umzusetzen.

E-Mail-Vorlagen einrichten (Standardantworten)(E-Mail-Vorlagen einrichten (vorgefertigte Antworten))

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen ist eine große Zeitersparnis für diejenigen, die häufig dieselben Fragen oder Kommentare per E-Mail erhalten. Verbringen Sie einen Tag damit, vorgefertigte Antworten anzupassen, und Sie müssen nicht mehr zehnmal am Tag dieselben Antworten schreiben. Und in Gmail und Outlook(Google Mail und Outlook) verfügt über diese Funktion, mit der Sie Zeit sparen und Ihre E-Mails kostenlos automatisieren können.

So richten Sie professionelle E-Mail-Vorlagen in ein gmail mit nur wenigen Klicks:

  • Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie auf Zahnradsymbol und wählen Sie ” (Symbol und auswählen) Einstellungen(Einstellungen) ” .
  • Dann gehen Sie zu ” Zusätzlich(Erweitert)” und drücken Sie ” Einschalten(Enable) ” neben dem Parameter ” Vorlagen(Vorlagen)”. Scrollen(Scrollen) Sie die Seite nach unten, um die Änderungen zu speichern.

  • Jetzt können Sie mit der Arbeit an Ihren eigenen E-Mail-Vorlagen beginnen. Geben Sie den Text ein, den Sie in einer neuen E-Mail behalten möchten. Klicken Sie dann auf die drei vertikalen Punkte in der unteren rechten Ecke und wählen Sie ” Vorlagen»(Vorlagen), um den Entwurf als Vorlage zu speichern.

Sie können Antwortvorlagen erstellen, die von langen Absätzen bis hin zu schnellen Antworten mit 2-3 Sätzen reichen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit sie Ihnen in Zukunft sparen werden.

Wenn dein das Problem ist nicht(das Problem ist nicht) E-Mail-Vorlagen zu verwenden, sondern sie zu erstellen, Versuchen Sie es mit Netzwerk-E-Mails(Netzwerk-E-Mails) . Es ist ein webbasiertes Tool mit Dutzenden von E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie Ihr berufliches Netzwerk erweitern können.

Netzwerk-E-Mails(Netzwerk-E-Mails) erstellt von Zusammenfassung formuliert , sind eine großartige Ressource zur Optimierung Ihrer Kommunikation. Einige Beispiele für Muster, die sie anbieten, umfassen kalte/warme Einführungen, das Nachfassen bei einem Nichtantworter und sogar das Schreiben von Dankesschreiben.

Jede Vorlage enthält außerdem hilfreiche Tipps und Anregungen, die Ihre Kommunikation mit dem Empfänger weiter verbessern können.

Sie können verwenden Suchschaltfläche oder Ansicht(Schaltfläche „Suchen“ oder „Durchsuchen“), um die gewünschte E-Mail zu finden. Dann müssen Sie es nur noch kopieren und einfügen Meldungsfeld und ändern(Meldungsfeld und ändern) ein paar Details.

Wenn Sie jemand sind, der mehr als 10 E-Mails pro Tag schreibt, ist es wichtig, einige davon kurz und bündig zu halten. Wenn Sie also oft zu lange E-Mails erhalten, sollten Sie die Verwendung von in Betracht ziehen Wortzähler,(Wortzähler-Tool), um sich selbst zu stoppen. Verlängerung Chrom (Chrome-Erweiterung) Wortzähler Plus kann die Arbeit für Sie erledigen.

Markieren(Markieren) Sie den Text im Brief und erhalten Sie mit einem Klick die Anzahl der Wörter und Zeichen, die Sie verwendet haben. Sie können dann entweder weiter schreiben E-Mail oder komplett(emailen oder umwickeln), bevor es zweiteilig wird.

Sie können viele großartige Tools finden, die Ihnen helfen, besser zu schreiben und so die Zeit zu verkürzen, die Sie mit dem Korrekturlesen und Umschreiben Ihrer E-Mails verbringen. Kartenentwurf Ist einer von ihnen. Denken Sie daran Grammatik oder Hemingway(Grammarly oder Hemingway) und kreuzen Sie diejenigen an, die Sie nicht benötigen Wiederholung von Wörtern(Wortwiederholung) und helfen, bei einer zu bleiben Schreibstil(Schreibstil).

Das Chrome-Erweiterung(Chrome-Erweiterung) bietet Ihnen farbcodierte Schreibvorschläge in Echtzeit. Dies hilft Ihnen, Passiv, Tippfehler und Klischees zu vermeiden und gibt Ihnen Tipps zur Lesbarkeit Ihres Schreibens. Alle Sätze basieren auf den Schreibregeln von Ernest Hemingway. Kartenentwurf besonders komfortabel, da alle Prozesse direkt in ablaufen Fenster zusammenstellen(Kompositionsfeld) E-Mail .

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nach der Bearbeitung Ihrer E-Mail immer noch Wörter hervorgehoben haben. Der Beschenkte sieht die Farben nicht, die Angebote sind nur für Sie sichtbar.

Ihre E-Mail ist evtl besser(Better) ist ein Online-Tool, das entwickelt wurde, um die Zeit zu reduzieren, die Sie mit der Verwaltung von E-Mails verbringen, indem Sie die besten E-Mail-Praktiken lernen.

Beim Verfassen einer professionellen E-Mail befolgen Sie bestimmte Regeln. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre Nachricht eine klare Betreffzeile hat oder keine unnötigen Anhänge enthält. Sie werden überrascht sein, wie oft Menschen gegen diese Regeln verstoßen, was dazu führt, dass beide Parteien mehr ausgeben. Zeit und Mühe(Zeit und Mühe) .

Ihre E-Mail könnte besser sein(Ihre E-Mail könnte besser sein) enthält eine Liste mit 10 häufigen Fehlern. Jeder Artikel wird begleitet Erklärung und Beispiele(Erklärung und Beispiele), wie Sie Ihre E-Mail verbessern können. Dies kann praktisch sein, wenn Sie Ihren Kollegen diese Regeln mitteilen möchten, aber nicht wissen, wie. Sie können Ihre eigenen Worte verwenden oder ihnen einen Link zu ” Ihre E-Mail könnte besser sein”(Ihre E-Mail könnte besser sein), um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen.

Wir alle möchten, dass unsere E-Mail vollständig automatisiert wird und überhaupt keine Aufmerksamkeit erfordert. Obwohl es heute nicht mehr ganz möglich ist, hilft jede Kleinigkeit. Ob es um die Verkürzung der E-Mail-Länge oder die Verkürzung der Schreibzeit geht, sobald Sie einige Regeln festgelegt haben, werden Sie Ihre ersten Verbesserungen bemerken.

Wenn Sie einfach nicht aufhören können, lange und zeitaufwändige E-Mails zu schreiben, ist es möglicherweise an der Zeit, E-Mails ganz aufzugeben. Versuchen Sie es stattdessen mit Kundenbetreuer(Kundenberater) CRM ) oder Locker Nachrichten mit Kollegen auszutauschen. Zumindest hilft es Ihnen, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen.

In Ihrem Berufsleben ist E-Mail wahrscheinlich eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Sie tun es täglich und wenn Sie so etwas wie ich sind, ertrinken Sie darin.

Sicher, Sie können ein oder zwei Stunden am Tag speziell für die Verwaltung Ihrer E-Mails aufwenden. Aber wenn Sie 10 Minuten oder länger für jede Antwort aufwenden, wird E-Mail bald Ihren ganzen Tag einnehmen – und das Deaktivieren von Google Mail-Benachrichtigungen wird Sie nicht retten.

Aus diesem Grund ist es wichtig zu lernen, professionelle E-Mails zu schreiben, die Antworten erhalten UND nicht länger als ein paar Minuten zum Schreiben brauchen. Glücklicherweise muss man heute kein großer Schriftsteller oder Produktivitätsguru sein, um das zu erreichen. Es geht darum, die richtige Strategie und eine Reihe von Tools zu finden, die dazu passen.

E-Mail-Vorlagen einrichten (vorgefertigte Antworten)

Das Erstellen von E-Mail-Vorlagen ist eine großartige Möglichkeit, Zeit für diejenigen zu sparen, die häufig dieselben Fragen oder Kommentare per E-Mail erhalten. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um vorgefertigte Antworten einzurichten, und Sie müssen nicht mehr zehnmal am Tag dieselben Antworten schreiben. Sowohl Google Mail als auch Outlook verfügen über diese Funktion, mit der Sie Zeit sparen und Ihre E-Mails kostenlos automatisieren können.

So richten Sie mit nur wenigen Klicks professionelle E-Mail-Vorlagen in Google Mail ein:

  • Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie aus Einstellungen.
  • Dann geh zu Fortschrittlich und klicken ermöglichen neben dem Vorlagen Möglichkeit. Scrollen Sie zum Ende der Seite, um die Änderungen zu speichern.

  • Jetzt können Sie mit der Arbeit an Ihren eigenen E-Mail-Vorlagen beginnen. Geben Sie den Text ein, den Sie in einer neuen E-Mail speichern möchten. Klicken Sie dann unten rechts auf drei vertikale Punkte und wählen Sie aus Vorlagen um Ihren Entwurf als Vorlage zu speichern.

Sie können Vorlagen für Antworten erstellen, die sowohl lange Absätze als auch schnelle Antworten mit 2-3 Sätzen enthalten. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie damit in Zukunft sparen werden.

Falls Ihr Problem nicht darin besteht, die E-Mail-Vorlagen zu verwenden, sondern sie zu erstellen, geben Sie Networking Emails eine Chance. Es ist ein Web-Tool mit Dutzenden von E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie Ihr berufliches Netzwerk erweitern können.

Erstellt von Resume Worded, Networking Emails ist eine großartige Ressource zur Optimierung Ihrer Kommunikation. Einige Beispiele für die von ihnen angebotenen Vorlagen umfassen kalte/warme Einführungen, Nachfassen bei einem Non-Responder und sogar das Schreiben von Dankesschreiben.

Jede Vorlage enthält außerdem nützliche Tipps und Vorschläge, die Ihre Kommunikation mit dem Empfänger weiter verbessern können.

Sie können die Suchschaltfläche verwenden oder die Liste durchsuchen, um die richtige E-Mail zu finden. Dann müssen Sie es nur noch kopieren und in Ihr Nachrichtenfeld einfügen und ein paar Details ändern.

Wenn Sie jemand sind, der mehr als 10 E-Mails pro Tag schreibt, ist es wichtig, einige davon kurz und bündig zu halten. Wenn Sie also oft viel zu lange E-Mails erhalten, sollten Sie in Betracht ziehen, ein Wortzähler-Tool zu verwenden, um sich selbst zu stoppen. Eine Chrome-Erweiterung Word Counter Plus kann die Arbeit für Sie erledigen.

Markieren Sie den Text in Ihrer E-Mail und erhalten Sie mit einem Klick die Anzahl der Wörter und Zeichen, die Sie verwendet haben. Dann können Sie entweder mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fortfahren oder sie abschließen, bevor sie zu einem Zweiteiler wird.

Sie können viele großartige Tools finden, die Ihnen helfen können, besser zu schreiben und so die Zeit zu verkürzen, die Sie mit dem Korrekturlesen und Umschreiben Ihrer E-Mails verbringen. DraftMap ist eine davon. Denken Sie an Grammatik oder Hemingway, außerdem prüft es auf unnötige Wortwiederholungen und hilft Ihnen, sich an einen Schreibstil zu halten.

Diese Chrome-Erweiterung gibt Ihnen farbcodierte Vorschläge zu Ihrem Schreiben in Echtzeit. Es wird Ihnen helfen, Passivsprache, Tippfehler und Klischees zu vermeiden, sowie Ratschläge zur Lesbarkeit Ihrer E-Mail. Alle Vorschläge basieren auf den Schreibregeln von Ernest Hemingway. DraftMap ist besonders praktisch, da alle Prozesse direkt in Ihrer E-Mail-Erstellungsbox stattfinden.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie nach der Bearbeitung Ihrer E-Mail immer noch Wörter hervorgehoben haben. Der Empfänger sieht die Farben nicht, die Vorschläge sind nur für Sie sichtbar.

Your Email Could Be Better ist ein Online-Tool, das dafür entwickelt wurde, die Zeit, die Sie mit der Verwaltung von E-Mails verbringen, zu reduzieren, indem es alle über die besten E-Mail-Praktiken aufklärt.

Beim Verfassen einer professionellen E-Mail befolgen Sie bestimmte Regeln. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Ihre Nachricht eine klare Betreffzeile hat, oder lassen Sie unnötige Anhänge weg. Sie werden überrascht sein, wie oft Menschen diese Regeln brechen, was letztendlich dazu führt, dass beide Parteien mehr Zeit und Mühe aufwenden.

Your Email Could Be Better enthält eine Liste mit 10 häufigen Fehlern. Jeder der Punkte enthält eine Erklärung und Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail verbessern können. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihren Kollegen diese Regeln mitteilen möchten, aber nicht wissen, wie das geht. Sie können entweder Ihre eigenen Worte verwenden oder ihnen einen Link zu Your Email Could Be Better senden, um Ihren Standpunkt zu veranschaulichen.

Wir alle wünschen uns, dass unsere E-Mail vollständig automatisiert wird und überhaupt keine Aufmerksamkeit erfordert. Das ist heute zwar nicht mehr möglich, aber jedes Bisschen hilft. Egal, ob es darum geht, die Länge Ihrer E-Mails zu verkürzen oder sich beim Schreiben zeitlich abzustimmen, sobald Sie einige Regeln festgelegt haben, werden Sie Ihre ersten Verbesserungen bemerken.

Wenn Sie einfach nicht aufhören können, lange, zeitraubende E-Mails zu schreiben, ist es vielleicht an der Zeit, E-Mails vollständig aufzugeben. Versuchen Sie stattdessen, Ihren Customer Relationship Manager (CRM) oder Slack zu verwenden, um Nachrichten mit Ihren Kollegen auszutauschen. Nicht zuletzt hilft es Ihnen, weniger Zeit mit E-Mails zu verbringen.